Language:

Regulamin serwisu BaSIA

Regulamin jest dostępny w języku polskim.

Obowiązuje od 27 października 2026

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa zasady korzystania z serwisu BaSIA – Baza Systemu Indeksacji Archiwalnej, dostępnego pod adresem basia.famula.pl (dalej: „Serwis”). Jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  2. Serwis prowadzi Piotr Skałecki (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe, w tym adres e-mail będący punktem kontaktowym dla użytkowników i organów, znajdują się na stronie Kontakt. Kontakt jest możliwy w języku polskim i angielskim.
  3. Serwis udostępnia wyszukiwarkę indeksów akt metrykalnych, akt stanu cywilnego i innych dokumentów archiwalnych, sporządzanych przez wolontariuszy, oraz narzędzia do ich tworzenia (aplikacja ASIA, rezerwacja jednostek, dodawanie ksiąg z serwisu szukajwarchiwach.gov.pl).
  4. Korzystanie z Serwisu jest bezpłatne. Przeglądanie i wyszukiwanie nie wymaga zakładania konta.
  5. Do korzystania z Serwisu potrzebne jest urządzenie z dostępem do internetu i aktualna przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies, a do założenia konta – aktywny adres e-mail. Do indeksowania służy aplikacja ASIA dla systemu Windows.

§ 2. Konto użytkownika

  1. Konto umożliwia m.in. indeksowanie i rezerwowanie jednostek, korzystanie ze schowka, filtrów nazwisk, powiadomień o nowych wpisach („Moje nazwiska”) oraz pobieranie wyników.
  2. Konto może założyć osoba, która ukończyła 16 lat. Założenie konta wymaga podania imienia, nazwiska, adresu e-mail, nazwy użytkownika i hasła oraz akceptacji Regulaminu. Z chwilą aktywacji konta (potwierdzenia adresu e-mail) zostaje zawarta umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną na czas nieokreślony.
  3. Użytkownik podaje prawdziwe dane i nie udostępnia hasła innym osobom. Jedna osoba może mieć jedno konto.
  4. Imię i nazwisko użytkownika są widoczne publicznie przy zindeksowanych przez niego wpisach, na liście indeksujących i w jego profilu.
  5. Użytkownik może w każdej chwili rozwiązać umowę, prosząc Administratora o usunięcie konta. Zindeksowane wcześniej wpisy pozostają w Serwisie (§ 3).
  6. Administrator może rozwiązać umowę z zachowaniem 14-dniowego terminu wypowiedzenia, informując użytkownika e-mailem, a w razie rażącego naruszenia Regulaminu – zablokować konto ze skutkiem natychmiastowym. Konta nieaktywne (bez logowania) przez ponad 3 lata mogą zostać usunięte po wcześniejszym powiadomieniu e-mailem.

§ 3. Indeksacja i treści dodawane przez użytkowników

  1. Indeksujący przepisuje dane z udostępnionych przez archiwa skanów możliwie wiernie i rzetelnie, zgodnie z instrukcjami dostępnymi w Serwisie.
  2. Rezerwacja jednostki jest czasowa. Jednostki niezindeksowane w terminie mogą zostać udostępnione innym użytkownikom.
  3. Przesyłając indeksy, komentarze lub dane o księgach (np. przez aplikację ASIA lub zakładkę „Dodaj do BaSI”), użytkownik udziela Administratorowi nieodpłatnej, niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo licencji na korzystanie z nich na następujących polach eksploatacji:
    1. utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką, w tym wprowadzanie do pamięci komputera i baz danych,
    2. publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym – w Serwisie i poza nim, w tym w postaci plików do pobrania,
    3. rozpowszechnianie, w tym przekazywanie partnerom projektu, archiwom, towarzystwom genealogicznym, innym serwisom genealogicznym oraz instytucjom i projektom naukowym,
    4. opracowywanie – poprawianie, łączenie z innymi danymi, tłumaczenie, tworzenie zestawień i publikacji,
    5. wykorzystanie w nowych funkcjach i narzędziach Serwisu, także tych, które powstaną w przyszłości.
    Administrator może udzielać dalszych licencji (sublicencji) w tym samym zakresie. Licencja nie wygasa po usunięciu konta.
  4. Postanowienie ust. 3 obejmuje także indeksy i dane przesłane przed wejściem Regulaminu w życie.
  5. Użytkownik upoważnia Administratora do decydowania o sposobie oznaczania autorstwa indeksów, w tym przy ich przekazywaniu innym podmiotom, oraz do dokonywania w nich zmian i opracowań. Administrator, w miarę możliwości, oznacza autorstwo indeksów imieniem i nazwiskiem indeksującego.
  6. Użytkownik zachowuje prawo do korzystania z własnych indeksów. Przy udostępnianiu indeksów dotyczących osób, które mogą żyć, Administrator przestrzega przepisów o ochronie danych osobowych.
  7. Użytkownik odpowiada za treści, które przesyła, i oświadcza, że ma do nich prawo. Jeżeli osoba trzecia wystąpi przeciwko Administratorowi z roszczeniem dotyczącym tych treści, użytkownik zwolni Administratora z odpowiedzialności i pokryje uzasadnione koszty, w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
  8. Zabronione jest dodawanie treści nieprawdziwych, obraźliwych, bezprawnych lub naruszających prawa innych osób oraz celowe wprowadzanie błędnych danych. Administrator może takie treści poprawić lub usunąć, a konto naruszające Regulamin zablokować.

§ 4. Baza danych i korzystanie z danych

  1. Administrator jest producentem bazy danych BaSIA w rozumieniu ustawy o ochronie baz danych i przysługują mu prawa do bazy jako całości. Pobieranie lub wtórne wykorzystanie całej bazy albo jej istotnej części wymaga zgody Administratora.
  2. Wyniki wyszukiwania można wykorzystywać do własnych badań genealogicznych i historycznych, także w publikacjach, z podaniem źródła: „BaSIA – Baza Systemu Indeksacji Archiwalnej” oraz sygnatury archiwalnej.
  3. Zabronione jest masowe, automatyczne pobieranie danych z Serwisu (np. przez roboty) oraz udostępnianie bazy lub jej znacznych części w innych serwisach bez zgody Administratora.
  4. Indeksy są pomocą w dotarciu do źródeł i mogą zawierać błędy. Wiążąca jest treść oryginalnego dokumentu przechowywanego w archiwum. Skany dokumentów pozostają w zasobach archiwów i podlegają ich zasadom udostępniania.

§ 5. Wsparcie Serwisu

  1. Użytkownicy mogą dobrowolnie wesprzeć utrzymanie i rozwój Serwisu albo poszczególnych indeksujących (np. przez buycoffee.to lub buymeacoffee.com).
  2. Wsparcie jest darowizną – nie jest opłatą za korzystanie z Serwisu i nie wiąże się z żadnym świadczeniem w zamian.

§ 6. Zgłaszanie treści, reklamacje i odwołania

  1. Każdy może zgłosić treść, która jego zdaniem jest nielegalna lub narusza Regulamin (np. błędne lub obraźliwe dane, naruszenie prywatności osoby żyjącej). Zgłoszenie należy wysłać e-mailem (strona Kontakt), podając adres strony lub opis wpisu, wyjaśnienie, dlaczego treść jest nielegalna lub niezgodna z Regulaminem, oraz swoje dane kontaktowe.
  2. Reklamacje dotyczące działania Serwisu można składać w ten sam sposób, opisując problem.
  3. Administrator rozpatruje zgłoszenia i reklamacje w terminie 14 dni i informuje o rozstrzygnięciu e-mailem.
  4. Usuwając treść użytkownika lub blokując konto, Administrator informuje użytkownika o tym i podaje uzasadnienie. Użytkownik może się od tej decyzji odwołać w trybie ust. 1–3.

§ 7. Odpowiedzialność i prowadzenie Serwisu

  1. Administrator dokłada starań, aby Serwis działał poprawnie, ale nie gwarantuje jego nieprzerwanej dostępności ani bezbłędności danych. Serwis może być czasowo niedostępny, np. z powodu prac technicznych.
  2. Administrator nie odpowiada za skutki wykorzystania danych z Serwisu ani za treści stron zewnętrznych, do których prowadzą odnośniki (m.in. skany w serwisie szukajwarchiwach.gov.pl).
  3. Administrator może zmieniać, rozwijać i wyłączać funkcje Serwisu, a także zakończyć jego działalność – o zakończeniu działalności informując użytkowników z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.
  4. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie ani przypadków, w których wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy prawa.

§ 8. Dane osobowe i pliki cookies

  1. Administratorem danych osobowych użytkowników jest Administrator Serwisu (§ 1 ust. 2).
  2. Dane podane przy rejestracji oraz dane o aktywności w Serwisie (np. zindeksowane wpisy, rezerwacje, adres IP) są przetwarzane w celu założenia i prowadzenia konta oraz świadczenia usług Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a także w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, ochrony przed nadużyciami i obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  3. Adres e-mail służy do aktywacji konta, odzyskiwania hasła, powiadomień zamówionych przez użytkownika oraz kontaktu w sprawach Serwisu. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane w celach marketingowych.
  4. Odbiorcami danych mogą być podmioty, które technicznie obsługują Serwis na zlecenie Administratora – dostawca serwera (hostingu) i dostawca poczty elektronicznej – wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług.
  5. Dane są przechowywane przez czas posiadania konta, a po jego usunięciu – w zakresie niezbędnym do oznaczenia autorstwa zindeksowanych wpisów (imię i nazwisko) oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
  6. Użytkownik ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu, a także prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Serwis używa plików cookies niezbędnych do działania (sesja logowania, zapamiętanie wyboru dotyczącego cookies) oraz pamięci przeglądarki do zapamiętywania ustawień wyszukiwania. Te pliki nie wymagają zgody.
  8. Wyłącznie za zgodą odwiedzającego Serwis wczytuje Google Analytics (statystyki odwiedzin; Google Ireland Ltd.). Usługa używa własnych plików cookies, a dane mogą być przekazywane do USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework). Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać w „Ustawieniach cookies” w stopce strony.
  9. Mapy w Serwisie korzystają z serwerów OpenStreetMap, a niektóre biblioteki programistyczne są wczytywane z publicznych serwerów (CDN); przy tym do tych serwerów trafia adres IP przeglądarki.

§ 9. Postanowienia końcowe

  1. Administrator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, wprowadzenia nowych lub zmiany istniejących funkcji Serwisu, zmiany sposobu jego prowadzenia, potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa lub przeciwdziałania nadużyciom.
  2. O zmianach zarejestrowani użytkownicy zostaną poinformowani w Serwisie lub e-mailem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może w tym czasie rozwiązać umowę (§ 2 ust. 5); dalsze korzystanie z konta po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.
  3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego. Nie ogranicza to praw konsumentów wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.
Trwa wyszukiwanie... Przy popularnych nazwiskach może to potrwać kilka sekund.